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《コラム》労務関係文書の保存期間


◆企業活動を行う際に作成される文書
企業で作成される文書は企業にとって
重要な情報が多く含まれています。
その作成、保存、廃棄に至るまでは
適切に管理する事が重要です。


特に顧客情報や人事・労務関係の個人情報に関連した
文書の管理、保存、廃棄については
個人情報保護法の趣旨をもふまえた
細心の注意を払う事が必要です。


労働基準法第109条では
労務に関連して作成される書類の
保存期限が取り上げられています。
労働者名簿、
賃金台帳及び雇い入れに関する書類、
解雇に関する書類、
災害補償や賃金その他の労働関係に関する重要な書類
は3年間保存する事が義務づけられています。


出勤簿やタイムカード等は
労働に関する主要な書類に
該当するので3年間保存となります。
この3年間とは起算日も定められていて
労働者名簿であれば
労働者の死亡、
退職、
又は解雇の日、
出勤簿やタイムカードは
完結した日から起算する事になっています。


◆電子データの取り扱い
企業活動において社内文書を
保管スペースや用紙のコスト削減等で、
可能な限り書面でなく
電子データで保存する事が多くなってきています。
労働者名簿や賃金台帳も書面でなく
電子データで保存する事も
多くなっていると思います。


これらの書類も
電子データで保存する事は認められていますし、
保存期間も書面と同じとされています。
但し、取り扱いは一定の条件があり、
労働基準法にかかる行政通達により示されています。


それによると故意や過失による消去、
書き換え、及び混同ができないようにする事や
保存義務のある内容の画像情報を記録した日付、
時刻等の情報も
同一の電子媒体に記録されこれらを
参照できるようにしておく必要があります。


◆電子データ保存上の留意
電子画像情報は正確に記録し、
かつ法定保存期間にわたって
保存できるようにしておきます。
そして書面の提出が必要な際には
必要な事項が明らかになり、
取り出せるようになっている事が必要です。
電子データで保存する場合には
データの不正な消去、
改ざんが行われないような
セキュリティー対策を講じておく事は大事でしょう。


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